Để chuyên nghiệp trong việc soạn email cần tuân thủ những quy tắc nào?

Qua một mail gửi đi người nhận cũng có thể đánh giá bạn có phải là người nghiêm túc, chuyên nghiệp và đáng hợp tác hay không vì vậy soạn một email là điều vô cùng quan trọng. Hãy cùng chúng tôi theo dõi bài viết dưới đây để nắm rõ những quy tắc bạn cần luôn luôn tuân thủ để có thể soạn email chuyên nghiệp.

Tiêu đề trực tiếp

Chọn một tiêu đề rõ rang để khi nhìn vào người nhận biết chính xác email email nói về vấn đề gì.

Dùng địa chỉ chuyên nghiệp

Nếu email bạn gửi là về công việc hãy dùng email của công ty. Còn về những vấn đề cá nhân hãy đảm bảo địa chỉ mail của bạn nghiêm túc và chuyên nghiệp.

Lời chào chuyên nghiệp

Chào đối tượng nhận mail đúng cách thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Bạn nhất thiết phải có lời chào đầu thư. Có thế là ‘Chào anh’ hoặc ‘Chào quý công ty’.

Với mail tiếng Anh, không nên dùng ‘Hey’ hay ‘Yo’ mà hãy dùng ‘Hi’ hoặc ‘Hello’.

Dùng nút ‘reply all’ đúng

Khi nhận được một lá thư được gửi cho nhiều người, nếu chỉ cần hồi âm đến người gửi thư đừng dùng nút ‘reply all’. Không ai muốn nhận một bức thư không liên quan đến mình cả.

Dùng font chữ cổ điển

Khi viết email hãy dùng một loại font chữ cổ điển, dễ đọc. Về màu sắc, màu đen là lựa chọn an toàn nhất. Những font chữ nên sử dụng là: Times New Roman, Arial, Calibri.

Chú ý thói quen, văn hóa

Các quốc gia có văn hóa ‘low-context’ (Mỹ, Đức) thích lối nói cụ thể, trực tiếp. Các nước văn hóa ‘hight-context’ (như Nhật, Trung Quốc, Ả Rập) ưa chuộng lối nói gián tiếp, tránh mất lòng.

Luôn kiểm tra lỗi chính tả

Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi văn hóa viết email chuyên nghiệp. Bởi vì, qua đó người nhận có thể đánh giá bạn và điều này có thể gây bất lợi cho công việc.

Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra sửa lỗi chính tả tự động của máy tính. Hãy kiểm tra lại email của mình vài lần trước khi gửi nhằm tránh những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra.

Để chuyên nghiệp trong việc soạn email cần tuân thủ những quy tắc nào?

Skcs.vn (tổng hợp)